Dígame si esto le suena familiar. Su empresa está experimentando una falta de liquidez temporal. Tiene algunas cuentas por cobrar o un gran proyecto en camino, pero por ahora, apenas puede pagar a sus empleados y mantener las luces encendidas.
Así que “toma prestado” de sus impuestos sobre la nómina, es decir, de sus pagos de impuestos sobre el empleo, para seguir pagando a los empleados y mantener las puertas abiertas.
¿Qué es lo peor que podría pasar? Usted tiene una corporación o LLC y, por lo tanto, su responsabilidad personal es limitada. ¿Verdad?
¡Error!
Aquí entra en juego la multa por recuperación del fondo fiduciario o TFRP, por sus siglas en inglés. El impuesto del fondo fiduciario es el dinero que usted retiene legalmente del cheque de pago de un empleado y mantiene “en fideicomiso” hasta que llega el momento de pagar los fondos al Tesoro a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales. Consiste en el impuesto sobre la renta y las aportaciones de los empleados a Medicare y a la Seguridad Social. El IRS es mucho más severo con este tipo de impuestos impagados que con otros, como los impuestos federales sobre la renta.
¿A cuánto asciende la multa por recuperación del fondo fiduciario o TFRP?
Dígame si esto le suena familiar. Su empresa está experimentando una falta de liquidez temporal. Tiene algunas cuentas por cobrar o un gran proyecto en camino, pero por ahora, apenas puede pagar a sus empleados y mantener las luces encendidas.
Así que “toma prestado” de sus impuestos sobre la nómina, es decir, de sus pagos de impuestos sobre el empleo, para seguir pagando a los empleados y mantener las puertas abiertas.
¿Qué es lo peor que podría pasar? Usted tiene una corporación o LLC y, por lo tanto, su responsabilidad personal es limitada. ¿Verdad?
¡Error!
Aquí entra en juego la multa por recuperación del fondo fiduciario o TFRP, por sus siglas en inglés. El impuesto del fondo fiduciario es el dinero que usted retiene legalmente del cheque de pago de un empleado y mantiene “en fideicomiso” hasta que llega el momento de pagar los fondos al Tesoro a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales. Consiste en el impuesto sobre la renta y las aportaciones de los empleados a Medicare y a la Seguridad Social. El IRS es mucho más severo con este tipo de impuestos impagados que con otros, como los impuestos federales sobre la renta.
¿A cuánto asciende la multa por recuperación del fondo fiduciario o TFRP?
El importe de la TFRP será igual a la cuantía del impuesto que debería haberse pagado en virtud de la FICA o Ley de Contribución al Seguro Federal. Por ejemplo, si de un solo cheque de pago se deberían haber retenido 353 $ para el impuesto sobre la renta, la Seguridad Social y Medicare, esa es la cuantía de la TFRP.
Aunque se denomina la parte de los impuestos del fondo fiduciario, no existe una obligación real de mantener los fondos en una cuenta de fideicomiso. No obstante, el IRS se toma los casos de fondos fiduciarios muy en serio, afirmando esencialmente que usted está robando de los salarios de sus empleados. Por eso siempre es importante pagar los impuestos del fondo fiduciario a su vencimiento.
Cualquier empleador que descuide intencionadamente esta obligación puede incurrir en una multa por recuperación del fondo fiduciario (“TFRP”) por parte del gobierno. Actualmente es una de las multas más elevadas impuestas por el IRS, que llegará incluso a embargar activos personales para recuperar el dinero. La TFRP es igual a los impuestos adeudados.
Y no solo los empleadores deben preocuparse. Los propietarios, directivos, gerentes e incluso contables pueden ser considerados responsables de la multa por recuperación del fondo fiduciario o TFRP. ¡Un recaudador del IRS incluso intentó responsabilizar a la recepcionista de la oficina principal de la empresa!
Y dado que se trata de una responsabilidad solidaria —lo que significa que la empresa y cada individuo responsable de la TFRP adeudan la totalidad del importe—, el IRS está encantado de intentar imponer la multa a tantas personas como sea posible. No le importa quién tenga que pagar los impuestos sobre el empleo, siempre que se paguen.
Consejo profesional: Si la empresa tiene dificultades para ponerse al día con los impuestos sobre la nómina, designe los pagos voluntarios como pagos del “fondo fiduciario”. De esta forma, el fondo fiduciario se liquidará más rápido, limitando la responsabilidad personal.
¿Quién puede ser responsable de la multa por recuperación del fondo fiduciario o TFRP?
El IRS impone la multa por recuperación del fondo fiduciario o TFRP basándose en dos factores: (1) responsabilidad y (2) voluntariedad. Evalúan a quienes omitieron intencionadamente recaudar los impuestos del fondo fiduciario de los salarios de los empleados y remitirlos. Dependiendo de la empresa, esto podría ser:
- El propietario o propietarios
- Directores ejecutivos y directores
- Accionistas de la empresa
- Junta de fideicomisarios (para organizaciones sin ánimo de lucro)
- Empleados clave
- Partes externas como tenedores de libros, contables y administradores de nóminas
Para que estas partes sean consideradas responsables, el IRS debe demostrar que:
- Conocían los impuestos pendientes de pago y omitieron o se negaron intencionadamente a entregar los fondos al IRS, o
- Deberían haber conocido los impuestos atrasados pero se mostraron simplemente indiferentes ante sus obligaciones fiscales.
El elemento clave que busca el IRS es el control de las finanzas. ¿Quién toma las decisiones a la hora de pagar (o no pagar) las facturas? Estas son algunas de las cosas que el IRS analizará:
- ¿Es usted directivo o miembro de la junta directiva?
- ¿Posee acciones o tiene algún otro interés en la empresa?
- ¿Participa activamente en la gestión diaria de la empresa?
- ¿Puede contratar y despedir empleados?
- ¿Toma decisiones sobre qué deudas o impuestos se pagarán, cuándo y en qué orden?
- ¿Ejerce control sobre las cuentas bancarias diarias y los registros de desembolsos?
- ¿Tiene autoridad para firmar cheques?
El IRS no tiene que establecer que los representantes de la empresa actuaron de forma maliciosa o con malas intenciones. Siempre que supieran o debieran haber sabido de los impuestos sobre el empleo pendientes y no tomaran las medidas adecuadas, sus acciones se consideran voluntarias.
Así es como funciona la investigación de la TFRP: un agente de ingresos del IRS —esencialmente un recaudador del gobierno— examinará los extractos bancarios de la empresa, los cheques cancelados, los PIN de las tarjetas bancarias y las contraseñas de las cuentas en línea para identificar quién paga las facturas, a otros acreedores y quién controla los desembolsos. El agente de ingresos pedirá esta información al propietario de la empresa. Si no puede obtenerla de él o ella, según el Código de Rentas Internas, el agente de ingresos puede solicitar y solicitará los registros bancarios para obtener la información.
El agente de ingresos utilizará esta información para determinar las posibles personas responsables. El agente de ingresos continuará la investigación de la TFRP completando una entrevista 4180 para determinar si la persona entrevistada, u otras, o ambas, deben ser personalmente responsables de las obligaciones fiscales y son, de hecho, una persona responsable. El Formulario 4180 es el “Informe de entrevista con persona física relativa a la multa por recuperación del fondo fiduciario o responsabilidad personal por impuestos especiales”.
Un título pegadizo, ¿verdad?
La entrevista 4180 será decisiva y determinará en última instancia si se le impone la TFRP y si es una persona responsable. Si las cosas van bien, podría librarse. Si las cosas van mal, será considerado persona responsable y se le impondrá la TFRP. Si se encarga de las cosas usted mismo (no recomendado), estudie el formulario cuidadosamente y asegúrese de responder a las preguntas directamente. El proceso de entrevista suele realizarse en persona, pero a veces se hace por teléfono.
Con frecuencia, hay impuestos del fondo fiduciario impagados durante varios trimestres, incluso años. Cuando una empresa se retrasa en los impuestos sobre el empleo, el problema crece como una bola de nieve. Es importante completar diferentes Formularios 4180 para cada periodo, ya que su función en la empresa puede haber cambiado. Quizá empezó como asociado de ventas y acabó como director financiero. Probablemente respondería a las preguntas del Formulario 4180 de forma totalmente distinta al cambiar sus funciones.
Apelar la TFRP: cuando la entrevista del Formulario 4180 sale mal
Si la entrevista 4180 sale mal, no todo está perdido. Los agentes de ingresos no son quienes toman la decisión final. El IRS enviará una propuesta de liquidación y usted tendrá 60 días para apelar antes de que el IRS imponga la multa civil. Si cree que tiene un caso sólido, presente la apelación a tiempo. Incluso si no tiene un caso sólido, puede haber razones para presentar la apelación y obtener más tiempo.
Una ventaja de las apelaciones es que los agentes de apelaciones pueden considerar el riesgo de litigio. Aunque no tenga un caso infalible, es posible que pueda plantear suficientes riesgos como para que el IRS acepte algún tipo de acuerdo. Por lo tanto, puede valer la pena acudir a la oficina de apelaciones y defender su caso.
Para prepararse para las apelaciones, presente una solicitud bajo la Ley de Libertad de Información (“FOIA”). Podrá obtener una copia de las notas del agente de ingresos, lo que podría darle una visión adicional de por qué cree que usted debe ser responsable. Quizá pensó que usted tenía el control real de las finanzas cuando solo lo tenía sobre el papel. Exponga su caso de forma exhaustiva y clara. Los agentes de apelaciones tienen una carga de trabajo interminable. Facilíteles el trabajo al máximo.
Litigio ante el Tribunal de Distrito: una última salida para la multa por recuperación del fondo fiduciario
Si el agente de ingresos le considera responsable y el agente de apelaciones está de acuerdo, aún le queda un arma adicional en su arsenal: el tribunal de distrito. El tribunal de distrito es realmente el último recurso. El compromiso de tiempo y coste rara vez lo convierten en una alternativa viable.
Hay que pagar para jugar. No tiene que pagar la totalidad de la deuda del fondo fiduciario, solo la retención de impuestos de un empleado por cada trimestre que desee impugnar. Tras el pago, presentará una reclamación de reembolso que casi con toda seguridad será denegada. Una vez denegada, podrá llevar el caso al tribunal de distrito presentando una demanda de reembolso.
Una advertencia: una vez que pierda el caso en Apelaciones, el IRS puede intentar, y lo hará, cobrarle la deuda. El proceso de reclamación de reembolso no retrasará las acciones de cobro.
¿Hacemos un ejemplo? Hagamos un ejemplo.
Elmo posee el 50% de Sesame Street Construction Company. ¿Por qué una empresa de construcción? Digamos que no tienen la mejor reputación en cuanto al pago de sus impuestos sobre la nómina (sin ofender).
Bert y Ernie poseen el 25% cada uno. Big Bird es el capataz. Los cuatro tienen autoridad para firmar cheques. Big Bird tiene autoridad, pero solo firma algún cheque ocasional cuando le resulta conveniente. Elmo es el director ejecutivo y participa activamente en todas las decisiones diarias. Bert dirige la oficina, paga las facturas y, en general, ayuda a mantener el negocio en marcha.
Ernie tiene talento con las manos, pero no es muy bueno con los números. Dirige los proyectos, pero se mantiene al margen de las finanzas.
¿A por quién irá el IRS? Probablemente echarán un vistazo a todos. A Elmo se le impondrá la multa con seguridad, y Bert no se queda atrás. Ernie y Big Bird tienen una oportunidad de luchar. Si no pueden convencer al agente de ingresos, pueden llevarlo a apelaciones.
Pagar (o no pagar) la TFRP
Si el agente de ingresos le considera responsable y el agente de apelaciones está de acuerdo, aún le queda un arma adicional en su arsenal: el tribunal de distrito. El tribunal de distrito es realmente el último recurso. El compromiso de tiempo y coste rara vez lo convierten en una alternativa viable.
Hay que pagar para jugar. No tiene que pagar la totalidad de la deuda del fondo fiduciario, solo la retención de impuestos de un empleado por cada trimestre que desee impugnar. Tras el pago, presentará una reclamación de reembolso que casi con toda seguridad será denegada. Una vez denegada, podrá llevar el caso al tribunal de distrito presentando una demanda de reembolso.
Una advertencia: una vez que pierda el caso en Apelaciones, el IRS puede intentar, y lo hará, cobrarle la deuda. El proceso de reclamación de reembolso no retrasará las acciones de cobro.
¿Hacemos un ejemplo? Hagamos un ejemplo.
Elmo posee el 50% de Sesame Street Construction Company. ¿Por qué una empresa de construcción? Digamos que no tienen la mejor reputación en cuanto al pago de sus impuestos sobre la nómina (sin ofender).
Bert y Ernie poseen el 25% cada uno. Big Bird es el capataz. Los cuatro tienen autoridad para firmar cheques. Big Bird tiene autoridad, pero solo firma algún cheque ocasional cuando le resulta conveniente. Elmo es el director ejecutivo y participa activamente en todas las decisiones diarias. Bert dirige la oficina, paga las facturas y, en general, ayuda a mantener el negocio en marcha.
Ernie tiene talento con las manos, pero no es muy bueno con los números. Dirige los proyectos, pero se mantiene al margen de las finanzas.
¿A por quién irá el IRS? Probablemente echarán un vistazo a todos. A Elmo se le impondrá la multa con seguridad, y Bert no se queda atrás. Ernie y Big Bird tienen una oportunidad de luchar. Si no pueden convencer al agente de ingresos, pueden llevarlo a apelaciones.
Pagar (o no pagar) la TFRP
Cuanto antes se ponga en contacto con el IRS para concertar un acuerdo, mayores serán sus posibilidades de que no le embarguen el salario ni los activos. Declararse en quiebra no anulará este tipo de deuda tributaria: debe hacer gestiones para pagar (o entrar en el estado CNC, que se describe a continuación).
Si no puede pagar inmediatamente el importe total de la multa, existen otras opciones a su disposición:
-
Plan de pagos a plazos. Se establece un plan de reembolso tanto para la empresa como para la parte responsable, como el propietario o el director ejecutivo. Una vez liquidado el saldo tras varios pagos a plazos, la deuda queda satisfecha. También es posible que pueda negociar un plan de “vincular y aplazar”. Esto significa que solo la empresa paga mediante un acuerdo a plazos. Usted solo tendría que pagar personalmente si la empresa incumple.
-
Ofrecimiento de transacción (Offer in Compromise). Con un Ofrecimiento de transacción, el IRS y el contribuyente acuerdan liquidar la deuda tributaria por un importe menor, que generalmente se deriva de un cálculo que evalúa lo que el contribuyente puede pagar una vez cubiertos sus gastos necesarios.
-
Estado de actualmente no cobrable (CNC). Si no puede pagar la deuda tributaria y cubrir sus gastos necesarios, puede solicitar el estado CNC. El IRS detendrá temporalmente las acciones de cobro hasta que pueda pagar, pero se embargará cualquier reembolso de impuestos y el IRS aún puede presentar un Aviso de Gravamen por Impuestos Federales.
Preguntas frecuentes sobre la multa por recuperación del fondo fiduciario
¿De cuánto tiempo dispone el IRS para imponer la multa por recuperación del fondo fiduciario?
El IRS tiene 3 años para imponer la multa por recuperación del fondo fiduciario. Pero —y este es un gran pero— el periodo de 3 años solo comienza si la empresa presentó las declaraciones de impuestos sobre la nómina. A menudo, las empresas que no pueden permitirse los impuestos sobre la nómina dejan de presentarlas, pensando quizá que el IRS no se dará cuenta. (Se darán cuenta… tarde o temprano). En casi todos los casos, es mejor presentar la declaración y deber dinero que no presentarla en absoluto. Así que, aunque no tenga los fondos para pagar, asegúrese de presentarla. Eso pondrá en marcha el reloj de los 3 años.
¿A cuánto asciende la multa por recuperación del fondo fiduciario?
El IRS tiene 3 años para imponer la multa por recuperación del fondo fiduciario. Pero —y este es un gran pero— el periodo de 3 años solo comienza si la empresa presentó las declaraciones de impuestos sobre la nómina. A menudo, las empresas que no pueden permitirse los impuestos sobre la nómina dejan de presentarlas, pensando quizá que el IRS no se dará cuenta. (Se darán cuenta… tarde o temprano). En casi todos los casos, es mejor presentar la declaración y deber dinero que no presentarla en absoluto. Así que, aunque no tenga los fondos para pagar, asegúrese de presentarla. Eso pondrá en marcha el reloj de los 3 años.
¿Qué es la entrevista 4180?
La entrevista 4180 es una entrevista realizada por un agente de ingresos del IRS para determinar si esa persona debe ser responsable de la multa por recuperación del fondo fiduciario.
¿Puedo ir a la cárcel por no pagar los impuestos sobre la nómina?
Sí. El gobierno persigue los casos de nóminas con mayor frecuencia que los de impuestos sobre la renta. Si se le imputan cargos, podría enfrentarse a 5 años de prisión y a una multa de 10.000 $.
Can Minority Shareholders Be Responsible for the Trust Fund Recovery Penalty?
Sí. Si cumple los dos factores anteriores, es responsable de la deuda tributaria. Y no importa si es un accionista del 3%, es responsable del 100% de la deuda tributaria. No será responsable simplemente del 3% de la obligación tributaria.
¿Es la multa por recuperación del fondo fiduciario lo mismo que la responsabilidad del empleador?
No exactamente. La multa por recuperación del fondo fiduciario es una liquidación independiente para una persona física. El IRS puede cobrar los impuestos del fondo fiduciario a la(s) persona(s) responsable(s), a la empresa o a ambas. El IRS continuará los esfuerzos de cobro hasta que se pague la totalidad de la deuda, independientemente de quién la pague.
¿Subsiste la multa por recuperación del fondo fiduciario cuando una empresa cierra?
Sí. Aunque la empresa quiebre, el IRS puede seguir cobrando a las personas responsables, y lo hará.
Is the Trust Fund Recovery Penalty the Same As the Employer’s Liability?
No exactamente. La multa por recuperación del fondo fiduciario es una liquidación independiente para una persona física. El IRS puede cobrar los impuestos del fondo fiduciario a la(s) persona(s) responsable(s), a la empresa o a ambas. El IRS continuará los esfuerzos de cobro hasta que se pague la totalidad de la deuda, independientemente de quién la pague. Es probable que la empresa también deba la parte de los impuestos sobre el empleo que no corresponde al fondo fiduciario, pero esta parte no puede imponerse a una persona responsable.
¿Tengo que reunirme con el agente de ingresos para completar el Formulario 4180 y la entrevista del fondo fiduciario?
Depende. A veces, el agente de ingresos le permitirá completar el formulario, firmarlo y enviarlo por correo. Otras veces, querrán realizar las entrevistas en persona. Si se niega, el agente de ingresos le citará para que comparezca, obligándole a realizar la entrevista en persona. El IRS tiene una amplia autoridad legal, especialmente cuando se trata de impuestos del fondo fiduciario. También es posible que quieran entrevistarle para averiguar si otra persona actuó voluntariamente y debe ser considerada responsable. Pueden solicitar información sobre los asuntos cotidianos o intentar determinar cuáles eran los fondos disponibles y por qué no se realizó el pago íntegro de los impuestos sobre el empleo.
I have another tax liability in addition to owing trust fund taxes. What are my options?
Si se determinó que usted es una persona responsable y también debe impuestos sobre la renta, puede proporcionar una declaración de información de cobro e intentar negociar un plan de pagos. También existen otras opciones disponibles.
¿Necesito contratar a un abogado para gestionar esto?
¿Necesita ver a un médico por ese dolor persistente en el pecho? No, pero es una idea muy, muy buena. El IRS se toma los impuestos sobre la nómina de forma muy similar, y hay más riesgo de persecución penal que con el viejo impuesto sobre la renta ordinario. Además, el IRS es más rápido y agresivo en la parte del cobro, amenazando a menudo con cerrar la empresa para evitar que los impuestos sobre la nómina se acumulen. Así que, aunque teóricamente puede gestionar el caso usted mismo, debería considerar seriamente la contratación de un abogado fiscal.
Póngase en contacto hoy mismo con un abogado fiscal de confianza experto en TFRP
Si ha recibido una notificación de una multa por recuperación del fondo fiduciario inminente, es importante actuar con rapidez y contratar a un abogado fiscal con experiencia que comprenda el proceso de la TFRP y pueda guiarle hacia un resultado más positivo. En Paladini Law, le ayudaremos a mitigar las consecuencias del impago de los impuestos del fondo fiduciario negociando un Ofrecimiento de transacción justo o un plan de reembolso. Para más información, póngase en contacto con nosotros hoy mismo.
